Facility Management

Het bestuursakkoord 2012-2018 van de gemeente Schaarbeek zet in op een deugdelijk bestuur en hedendaagse facilitaire ondersteuning.

 

Zo staat er letterlijk: “Het degelijke bestuur zal tot uiting komen in de verbetering van onze administratie ten dienste van de inwoners, en dan vooral in het gemeentehuis.”

Het beleid voor de diensten Aankopen en Uitrusting, Juridische Zaken en Verzekeringen en Onthaal en Verzendingen richt zich hiervoor op een intelligent gebruik van middelen, een efficiënte dienstverlening en een optimale toegankelijkheid van de gemeentelijke gebouwen.

 

  • Aankopen en uitrusting

Door de dienst ‘Aankopen & Uitrusting’ worden de openbare aanbestedingen uitgeschreven en opgevolgd. Ook het magazijnbeheer behoort tot haar taak. Op deze uitgesproken ondersteunende dienst is efficiëntie en goed beheer het ordewoord.

Nieuwe stappen voor interne controle en procesbeheersing worden methodologisch aangepakt met externe begeleiding waarvoor een contract werd afgesloten met een extern consultancybureau. Het College besliste alvast door middel van de begrotingswijziging van oktober 2013 voor de aankoop van een scanner waardoor er in 2014 een nieuwe stap kan gezet worden voor het digitaliseren van de binnenkomende post. In een eerste fase wordt begonnen met de aangetekende zendingen en bij uitbreiding de inkomende facturen. Een digitale verwerking creëert tijdwinst en vermindert het transport van papieren documenten tussen de verschillende sites.

In het kader van de optimalisatie van de middelen en het facility management, wil het kabinet de verschillende vaste kosten van de departementen analyseren en zoeken naar kostenbesparende synergiën. Zo worden in een eerste fase de telefoonkosten geanalyseerd. Door een combinatie van het vaste en mobiel telefoonpark wordt gestreefd naar een verhoging van het zogenaamde ‘in-fleet’ belgebruik. Hiermee kan de totale telefoonkost gedrukt worden.

 

  • Juridische zaken en verzekeringen

De dienst juridische zaken staat de gemeentelijke diensten bij met advies en volgt de rechtsgeschillen. Hierbij is het vooral van belang op de hoogte te blijven van de evoluties in de rechtspraak en af te wegen welke zaken door wie kunnen behartigd worden.

In het kader van de beleidsprioriteiten en het efficiënt gebruik van de middelen wordt door het College systematisch afgewogen welke dossiers juridisch aanhangig worden gemaakt. Het voorbereidend werk, het raadplegen van verschillende advocaten(kantoren) en de opvolging berust bij de equipe van 4.5 VTE die zo’n 1300 rechtsgeschillen opvolgen (cijfer voor 2013).

De dienst verzekeringen is verantwoordelijk voor de eigendommen van de gemeente en de verzekering van het personeel. Risico’s worden ingeschat en er wordt gedegen onderhandeld met de verzekeraars zodat de gemeente goed verzekerd is en tegelijk de uitgaven onder controle blijven. Dit vraagt van de 2.5 VTE ambtenaren een nauwgezette opvolging van de dossiers en permanente vorming.

 

 

  • Onthaal en Verzendingen

Het bestuursakkoord 2012-2018 voorziet een toegankelijk en tweetalig onthaal van de burgers . Naast de permanentie op verschillende posten: gemeentehuis, administratief centrum CSA en het technisch centrum Rodenbach CTR wordt er ook op de bodes gerekend bij plechtigheden en huwelijken en bij culturele activiteiten.

Het bestuur wil kwaliteit, toegankelijkheid en veiligheid van het onthaal verzekeren en houdt hierbij rekening met verschillende doelgroepen en situaties. Nieuwe diensten en comfort zijn geïntroduceerd en vragen opvolging en vorming. Zo wordt gevolg gegeven aan het meerderheidsakkoord dat “erop zal toezien dat alle Schaarbeekse burgers correct onthaald worden in een van beide landstalen en dat de overheidsdiensten beter begrijpelijk en toegankelijk gemaakt worden voor mensen die nog geen van beide landstalen beheersen”. Voor jonge ouders is er sinds kort een verzorgings- en rustruimte beschikbaar. Voor personen met beperkte mobiliteit is er nu een toegankelijke ‘een-loket’ ruimte met dienstverlening op maat. Zoals voorzien in het bestuursakkoord gaat er “bijzondere aandacht naar gehandicapten (toegang tot openbare gebouwen, …)”. In noodsituaties kunnen bodes hulp bieden; ze kunnen gebruik maken van een recent ingerichte verpleegruimte en ze worden opgeleid voor het hanteren van een defibrillator. Voor de beveiliging van de gebouwen worden elektronische sleutelkasten geïnstalleerd. Voor het goede verloop in de gebouwen en om duidelijkheid te geven over de rechten en plichten van alle bezoekers wordt een huishoudelijk reglement opgesteld.

De dienst Verzendingen staat in voor de dagelijkse ‘flow’ van documenten; zowel intern tussen de diensten als buiten de gemeente. Alle binnenkomende post wordt bij de verschillende diensten verdeeld. De uitgaande post wordt volledig door de dienst behandeld, en deels zelf rondgedragen binnen Schaarbeek. In 2013 gingen er meer dan 200.000 brieven de deur uit. Daarenboven is de dienst belast met de gemeentelijke aanplakking van administratieve mededelingen en met het beheer van de vier kanalen van aanplakborden langs de openbare weg van een derde partner waarmee de gemeente een conventie heeft afgesloten.

De gemeente kiest ook hier voor efficiënte organisatie en innovatie. Dit is nodig omwille van een steeds langere lijst van opdrachten. Meest opmerkelijk is de keuze voor digitalisering. Er wordt een scanner in gebruik genomen waarmee in een eerste fase aangetekende zendingen en daarna ook facturen digitaal opgeslagen worden. Deze nieuwe manier van werken is een belangrijke stap naar een meer duurzame gemeente en het verkleinen van de ecologische voetafdruk van de gemeente Schaarbeek.

 

  • Besluit

Dit bestuur maakt er een erezaak van om als gemeente ten dienste te staan van haar burgers. De ene bevoegdheid en dienst is al meer zichtbaar dan de andere maar het doel is hetzelfde: democratiserend werken, gaan voor kwaliteit en innovatie, duidelijk communiceren en toegankelijk zijn. En last but not least: duurzame keuzes en heldere afspraken maken.

Actueel

​ ​​De gemeente Schaarbeek werft aan! We zijn ondere andere op zoek naar een juridisch assistent niveau B om de dienst Juridische Zaken en Verzekeringen te versterken, voor een contract van bepaalde duur, en een administratief assistent niveau C met GECO-statuut, voor een contract van onbepaalde duur, bij de dienst Administratieve Sancties (zie bestanden hieronder). 

 

De...

Meer vrouw op straat!
8 maart – 12u30 – Vrouwendag Schaarbeek 

“De openbare ruimte is van iedereen, da’s logisch. Toch maken vrouwen er minder gebruik van. Ook investeringen zijn tot 9 keer meer in het voordeel van mannen volgens een Frans onderzoek. Bovendien zien we mannen vaak actief afgebeeld in het straatbeeld en vrouwen als object van schoonheid of...

De gemeente Schaarbeek, die sinds de liberalisering van de energiemarkt nog verbonden was aan de standaardleverancier (Electrabel), heeft een nieuw contract afgesloten voor de levering van energie. Vanaf 1 juli 2014 zullen alle openbare gebouwen voorzien worden van groene elektriciteit.

Het was een bewuste keuze van het College van Burgemeester en Schepenen om deze...

Pagina's